Sistemas BPM a la medida: tus procesos automatizados en una intranet propia

Es un software que modela y automatiza un proceso de negocio: quién solicita, quién aprueba, quién ejecuta y cómo se cierra, con tiempos, responsables e indicadores. En IT2S lo construimos como una intranet de flujo propia para procesos como compras, viáticos, contratos o mantenimiento, para que ninguna solicitud se pierda en el correo.

Cualquier proceso con solicitudes, aprobaciones y responsables. Los más comunes son compras con aprobación por jefe y reglas de monto; viáticos con anticipos, legalización y soportes; contratos con revisión, firma y alertas de vencimiento; órdenes de mantenimiento con evidencias, y PQRS internas entre áreas. Si hoy lo manejas por correo y Excel, es candidato.

El ERP centraliza las funciones de la empresa, como contabilidad, inventario, ventas y facturación. El BPM automatiza cómo fluye un proceso entre personas: solicitud, aprobación, ejecución y cierre. No compiten: un BPM puede alimentar tu ERP. Para la gestión empresarial existe OptaERP; para tu flujo propio, un BPM a la medida.

OptaFlow es el producto de la familia Opta para automatizar aprobaciones, solicitudes y flujos de trabajo por suscripción mensual: conviene si tu flujo se parece a los de la mayoría de empresas. El BPM a la medida conviene cuando tu proceso es tu ventaja competitiva y no cabe en un software genérico. Un asesor de IT2S te ayuda a decidir.

Depende de la modalidad. Las intranets de flujo prediseñadas tienen un costo mensual por el tiempo acordado. Los desarrollos a la medida se cotizan por proyecto según el alcance definido en épicas e historias de usuario. En ambos casos recibes el valor antes de empezar, y con Código Subsidiado puedes pagar el desarrollo como una mensualidad.

Con Código Propio pagas el desarrollo y eres dueño del código, a nombre de tu empresa. Con Código Subsidiado no pagas el desarrollo de una vez: lo financias con una mensualidad durante el tiempo acordado. La primera opción te da la propiedad; la segunda reduce la inversión inicial. Las dos incluyen el soporte del mismo equipo.

Depende de cuántos procesos y reglas tenga tu flujo. El trabajo va en cuatro etapas: levantamiento en épicas e historias de usuario, sprints de dos semanas con avances funcionando, migración de datos con capacitación por roles, y despliegue en it2sCloud. El número de sprints queda definido en la cotización y ves resultados desde el primero.

En it2sCloud, la nube que comercializa COLCO y opera IT2S. Tu intranet de flujo se publica sobre VPN, de modo que solo entra tu gente autorizada, con snapshot mensual y el soporte del mismo equipo que la construyó. Software y servidor quedan con un solo responsable y en una sola factura.

Sí. Los procesos cambian y tu intranet debe acompañarlos. Si tienes Área IT, el plan Profesional incluye 3 horas de desarrollo de intranet al mes y el Estratégico, 6. Si necesitas más, cada hora adicional cuesta $85.000 + IVA. Los cambios grandes se cotizan como un nuevo sprint.

Trazabilidad y control. Cada solicitud queda con responsable, tiempo y estado visibles; las aprobaciones siguen reglas (por ejemplo, por monto o por jefe de área) y no dependen de que alguien lea un correo. Además tienes indicadores para ver dónde se demora el proceso y quién lo tiene en cada momento.